勤哲Excel服务器无代码实现物资采购管理系统

在物联网、大数据、云计算盛行的背景下，我国市场经济结构发生了一定的变化，企业与企业之间的竞争越来越激烈，除了国内的市场竞争以外，国外的市场也会对国有企业的发展带来一定的冲击。因此对于国有企业来说，一定要紧跟时代和社会的发展，采取全新的管理办法，不断提升国有企业的管理水平，从而能够在激烈的市场竞争中占有一席之地。

实际上，在当今国有企业管理中，物资供应采购管理是极其重要的环节，提升国有企业管理水平应该从物资供应采购管理的角度出发，包括降低物资供应采购成本、增大物资供应集中采购范畴等，从而不断提高物资供应采购管理水平，从而促进国有企业持续健康发展。

一、对物资信息进行有效的控制和统计，实现信息资源的共享

企业物资管理的信息化会使相关的信息按照物资流程进行流动，这样不仅可以保证物资采购过程的规范化，还可以实现物资资源信息的共享，并对各种信息进行有效地控制和统计。物资的申请采购部门可以通过查询了解物资的库存情况以及物资采购的实际进程，相应的领导可以通过查询物资情况，了解相关部门的实际生产情况。

二、加快物资信息的流通，实现数据信息的实时性

当前企业物资管理过程中，信息处理完成后，需要通过人们之间的相互传递来实现信息在企业内的流通。这一过程需要花费大量的时间，且信息传递的效果也不是很好。如果物资管理实现信息化，各种信息处理结果可以立即在信息系统中显示出来。比方说当入库或材料信息到达仓库时，只需要相应的操作人员通过网络进行简单的操作就可以使这一信息立即更新到物资管理系统中，从而使各种物资信息的查询变得更加简便。

三、实现物资管理过程人力、物力的有效减少

企业资源管理的信息化，可以减少原来人力需要完成的大量繁琐、无序的工作，从而使人力去完成对企业更有价值的工作。此外，物资管理的信息化，大大减少了各种物资的使用，比较明显的就是纸张的使用，有效地降低了办公用纸的开销。

纵观当下信息化管理软件，哪种更好、更值得推荐呢？勤哲Excel服务器是以施工企业项目全生命周期管控为中心，对预算、合约、物资、采购、分包、税务、资金、成本、质量安全进度等核心场景全业务线上高效管理。

对信息化的实践，山东广电网络有限公司对勤哲Excel服务器感慨颇深。据介绍，该公司是经山东省省委、省政府批准，按照现代企业制度建立的省属国有重要骨干文化企业。目前已全面完成全省市、县、乡三级整合，总资产达137亿元，拥有32万公里传输干线和2000万户有线电视用户，用户数量和经营总量位居全国第一。作为山东省信息产业的主要力量之一，山东广电网络有限公司主要负责山东省境内有线广播电视网络建设、开发、经营和管理，及有线电视节目的收转和传送，以传输视频信息和开展网上多功能服务为主业，并向产业链的上下游渗透，形成了多业务并举的产业化发展模式。济宁分公司是其下属济宁地区的分公司，负责整个济宁地区的所有业务。

因为有大量的网络建设项目，山东广电网络有限公司需要大量的物资采购。为了提高工作效率，坚持采用集中采购策略。每月初县市区集采人员收集本地区的下个月采购物资计划，然后将其上报到市公司技术部集采组生成下月十二县市区集采物资的汇总表，提供给领导审批。领导审批后，集采部门根据公司要求在中标的供应商中最终确定每项物资的供应商，对其下订单。山东广电网络有限公司同时生成每个地区的集采物资，供应商，商品价格表，该表再返回给县市区采购部门以及财务部，为以后财务结束留底。最终在将所有采购信息输入到“大物流仓储”系统中，在此系统中走完剩余流程。

以前计划上报及执行表制定都是通过单独的电子表格或纸质文档传递实现的，需要专门的人员来跑这个流程，才能实现把所有的单据归档。在这期间各县公司还要经常进行所需物资器材的变更，由于物资品种众多，提出的变更需求又是过于随意，造成沟通成本过高，效率低下，流程不顺畅。为了从根本上解决这些问题，山东广电网络有限公司技术部利用勤哲Excel服务器，进行了二次开发，完成一套集采系统，Excel服务器是一个面向最终用户的信息系统设计工具与运行平台，它的作用是帮助我们“建立适合需要的管理信息系统，实现管理的信息化”。

信息系统的目的是，“让合适的人，在合适的时候，得到合适的信息”。使用这个系统的通常不是一个人，而是组织内各个岗位上的人，他们有不同的职责和对信息的访问权限。运行界面如图1所示：

图1 运行界面

由于集采所涉及的每类物资的型号参数不同，无法直接在一张表中实现。一期工程中采取了一种物资一个表单的方式实现。所有项目填写完毕后，再生成一张该地区的汇总表。如图2所示。该汇总表打印后，盖对应分公司的公章，送市公司技术部归档。

图2 每个县公司对应一张表格

市公司根据所有县市区填报表格使用系统生成汇总表，如图3所示。该表直观显示出下月整个公司的采购计划。该表在软件系统存档备用。

图3 汇总表

然后在为每个县市区生成集采物资，供应商，价格汇总表，归档备用。以后财务报帐对帐等都需要使用。使用Excel服务器的“列表选择数据规范”功能，根据物资名称与型号，自动匹配到供应商列表，选择后，自动填写该物资的供应商，单价等信息。大大提高了工作效率，如图4所示。

图4 自动匹配功能

最终得到图5所示报表（关键部门已经遮盖）。目前“商家价格列表”数据规范还在持续添加过程中。未来将会把物资编码加入，该编码来自“大物流仓储”系统，将来可通过该编码实现两个系统的整合使用。

图5 物质采购计划执行表

另外使用Excel服务器本身的权限管理系统，确保每个县市区的用户只能看到自己地区的信息填报；市集采人员只能操作各种汇总表等。以及超过填报日期系统自动锁定报表，不再支持该月集采数据的修改等。

目前一期工程已经使用。二期工程在设计之中。虽然是二次开发，但是软件的效率与用户使用便捷度来自好的设计思想。该系统在制作过程中，多次修改了具体的实现方案，选择使用更高效的实现方式。目前规划二期工程中，使用VB脚本将所有物资填单放到一张表单中，对于某物资的型号选择，使用弹出对话框的方式进行多个参数的选择工作，选择确认后，将全部参数组成最终型号字符串填入到单元格中，从而提高填报效率。

小结：

经过多年的行业耕耘，勤哲Excel服务器服务了众多优质的国内企业。目前勤哲Excel服务器已助力成长型国内企业实现了信息化、数字化转型。

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